Associazione dei documenti

È possibile associare documenti ai record tramite la pagina Documenti e specificare se è necessario copiare e/o stampare i documenti allegati agli ordini di lavoro. Ad esempio, un tecnico potrebbe avere necessità di allegare a un record oggetto creato documenti quali schemi, disegni, garanzie e così via. È inoltre possibile associare documenti a processi del piano operazioni nelle schede Processi e Documenti della maschera Piani operazioni.

Le opzioni di copia e stampa visualizzate nella finestra a comparsa Documenti si modificano dinamicamente a seconda del record a cui si allega il documento. I documenti possono essere qualsiasi tipo di file. I documenti associati devono essere già stati creati utilizzando la maschera Documenti.

Nota: Per gli ordini d'acquisto è possibile stampare unicamente i documenti allegati che sono in formato PDF (Adobe Acrobat Portable Document Format).

Per associare i documenti:

  1. In una qualsiasi maschera, fare clic sulla scheda Documenti.
  2. Fare clic su Aggiungi documento.
  3. Specificare le seguenti informazioni:
    Documento
    Specificare il documento da associare.

    Scegliere una o più delle opzioni seguenti:

    • Stampa con ordine di lavoro/Stampa con ordine d'acquisto
      Selezionare queste opzioni per stampare i documenti allegati quando si stampa l'ordine di lavoro o l'ordine d'acquisto. Se selezionate, i documenti in formato PDF allegati all'ordine d'acquisto o all'ordine di lavoro vengono stampati.

      La casella di controllo Stampa con ordine di lavoro viene visualizzata unicamente per i documenti allegati associati ad asset, sistemi, posizioni, categorie, profili, ordini di lavoro e pianificazioni di manutenzione preventiva. La casella di controllo Stampa con ordine d'acquisto viene visualizzata unicamente per i documenti associati a pezzi e ordini d'acquisto.

    • Copia in ordine di lavoro/Copia in ordine d'acquisto
      Selezionare queste opzioni per copiare nell'ordine d'acquisto i documenti allegati associati a un pezzo in una riga di ordine d'acquisto o per copiare nell'ordine di lavoro i documenti allegati associati a un oggetto in un ordine di lavoro. Se selezionate, i documenti allegati al pezzo, all'oggetto, alla manutenzione preventiva o all'ordine di lavoro standard vengono copiati nell'ordine d'acquisto o nel nuovo ordine di lavoro.
      La casella di controllo Copia in ordine di lavoro viene visualizzata unicamente per i documenti allegati associati a entità OBJ (oggetto), STWO (ordine di lavoro standard) o PPM (manutenzione preventiva pianificata). La casella di controllo Copia in ordine d'acquisto viene visualizzata unicamente per i documenti allegati associati all'entità PART (pezzo).
      Nota: È possibile copiare un documento allegato a un ordine d'acquisto o a un ordine di lavoro soltanto se l'utente che desidera effettuare la copia è colui che ha che creato l'ordine d'acquisto o l'ordine di lavoro. Dopo aver salvato un ordine d'acquisto o un ordine di lavoro nel database, eventuali modifiche apportate alle impostazioni della copia per i documenti allegati a un pezzo, a un oggetto, a una MP o a un ordine di lavoro standard non si ripercuoteranno sugli ordini d'acquisto o gli ordini di lavoro esistenti. Eventuali modifiche apportate alle impostazioni della copia per i documenti allegati dopo che sono state salvati nel database avranno effetto unicamente sugli ordini d'acquisto o sugli ordini di lavoro per il pezzo, l'oggetto, la MP o l'ordine di lavoro standard quando un nuovo ordine d'acquisto o di lavoro viene generato per il pezzo, l'oggetto, la MP o l'ordine di lavoro standard modificati.

      Scegliere una delle opzioni seguenti:

      • Copia collegamento
        Selezionare questa opzione per copiare il collegamento al documento.
      • Copia documento
        Selezionare questa opzione per copiare il documento e collegare la copia all'ordine di lavoro.
    • Stampa con report
      Selezionare questa opzione per stampare i documenti allegati quando si stampano i report. Se selezionata, i documenti in formato PDF allegati al report vengono stampati.

      La casella di controllo Stampa con report non viene visualizzata per i documenti allegati associati ad asset, sistemi, posizioni, ordini di lavoro, pezzi, ordini d'acquisto o richieste cliente.

      Nota:  Sebbene la casella di controllo Stampa con report sia disponibile per tutte le entità, soltanto alcuni report supportano l'opzione Stampa allegati.
  4. Fare clic su Salva.
    Nota:  Per visualizzare un documento prima di salvare il record, fare clic su Visualizza documento.