Definizione delle prenotazioni
È possibile definire una prenotazione per un cliente per registrare il noleggio di oggetti per brevi periodi di tempo e i relativi costi in base a tariffe a tempo (ore, giorni e settimane) e/o in base all'utilizzo misurato in una specifica unità di misura (miglia, chilometri e ore motore). La prenotazione può inoltre includere costi fissi quali costi per carburante o costi di riparazione per eventuali danni verificatisi durante il periodo di prenotazione.
Per definire le prenotazioni:
- Selezionare Lavoro > Gestione contratto > Prenotazioni.
- Fare clic su Nuovo record.
- Specificare le seguenti informazioni:
- Organizzazione
- Specificare l'organizzazione per la quale viene creata la prenotazione se si utilizzano le funzioni di sicurezza per più organizzazioni (MOS, Multi-Organization Security).
- Prenotazione
- Specificare un codice univoco identificativo della prenotazione, quindi inserire una descrizione nel campo adiacente. Quando si salva il record, alla prenotazione viene assegnato un numero.
- Stato
- Selezionare uno stato della prenotazione. Scegliere uno degli stati seguenti:
Stato Descrizione Non completato Selezionare questo stato quando la prenotazione è modificabile e non è stata approvata. Nota: Quando lo stato è Non completato, tutti i campi sono modificabili ad eccezione di:- Noleggio cliente
- Organizzazione
- Creato da
- Creato in data
- Completato
Prelevato Impostare lo stato su Prelevato quando l'oggetto viene prelevato per il cliente. Restituito Modificare lo stato da Prelevato a Restituito quando il cliente restituisce l'oggetto. Completato Modificare lo stato da Restituito a Completato quando la prenotazione viene completata. Nota: Lo stato viene aggiornato automaticamente da Completato a Concluso in base alla Data completamento del noleggio e al parametro di installazione CCFIDAYS definito nella scheda Opzioni dell'organizzazione.Annullato Selezionare questo stato se il contratto non ha più effetto sulle prenotazioni.
- Tipo di prenotazione
- Specificare il tipo di noleggio per la prenotazione.
Nota: Se si seleziona l'opzione Noleggio sostitutivo, viene attivato il campo Oggetto ricevuto. Se si seleziona l'opzione Noleggio temporaneo, il campo Oggetto ricevuto viene protetto.
- Oggetto
- Specificare l'oggetto al quale si riferisce la prenotazione.
- Oggetto ricevuto
- Specificare i dettagli dell'oggetto ricevuto.
Nota: L'oggetto selezionato per Tipo noleggio è quello sostitutivo noleggiato, mentre l'oggetto ricevuto è quello in riparazione. Questo campo è attivato solo quando Tipo noleggio è impostato su Noleggio sostitutivo.
- Modello noleggio
- Specificare il modello da applicare alla prenotazione del cliente.
- Classe
- Specificare la classe della prenotazione.
- Preleva per
- Specificare il cliente che riceve l’oggetto per la prenotazione.
- Cliente
- Specificare il codice univoco identificativo del cliente.
- Contatto cliente
- Specificare il nome del contatto del cliente.
Specificare i dati Numero di telefono ufficio e Indirizzo E-mail del cliente.
- Invia fattura tramite e-mail
- Selezionare questa opzione per inviare la fattura della prenotazione al cliente per e-mail.
Specificare i dati Numero patente autista, Codice costo e Codice imposta.
Specificare i dati Data/ora prelievo, Ubicazione prelievo, Lettura prelievo e Livello carburante prelievo dell'oggetto a noleggio.
Specificare i dati Data/ora reso, Ubicazione reso, Lettura reso e Livello carburante reso dell'oggetto a noleggio.
Se è necessario sovrascrivere i valori calcolati, specificare i dati Ore corrette, Giorni corretti, Utilizzo corretto e Utilizzo carburante corretto.Nota: I dettagli di fatturazione, quali Ore calcolate, Utilizzo carburante calcolato, Importo netto, Importo imposta e Totale lordo, vengono compilati automaticamente. - Fare clic su Salva record. Viene generato il numero di prenotazione. Nota: Per generare una fattura, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla schermata, quindi selezionare Genera fattura.