Termini relativi alla gestione parco auto

Tipo di asset specifico utilizzato nel modulo di gestione parco auto.

Esempio: per classificare il furgone di un parco auto aziendale come veicolo all'interno del sistema, selezionare Veicolo nella maschera Asset.

Il parco auto è un insieme di veicoli che vengono conferiti ai dipendenti dell'organizzazione con contratti di noleggio a breve termine (veicoli a noleggio temporaneo/sostitutivo) o forniti ai dipendenti come mezzo di trasporto permanente (veicoli in assegnazione).

Esempio: il modulo di gestione parco auto consente di gestire l'intero parco auto di un'azienda, un'organizzazione e così via.

Tiene traccia dei prelievi e delle restituzioni di un veicolo del parco auto.

Esempio: è possibile creare un ticket veicolo per monitorare l'utilizzo di un determinato veicolo. Il ticket tiene traccia della data e dell'ora in cui il veicolo è stato ritirato e restituito dal dipendente, nonché di altri attributi, quali il chilometraggio, l'ubicazione di parcheggio e i livelli di carburante.

Lo stato di un ticket veicolo varia con l'avanzamento del ticket durante il relativo ciclo di vita. Nell'elenco seguente sono descritti i codici di stato.

Prelevato

Indica che il veicolo è stato prelevato da un dipendente e che non è più disponibile nel parco auto.

Restituito

Indica che il veicolo è stato restituito dal dipendente e che si trova nuovamente nel parco auto.

Completato

Indica che il ticket è stato completato ed è pronto per essere fatturato. È ora possibile emettere il ticket.

Il parco auto è costituito da tre tipi di veicolo. Nell'elenco seguente sono descritti i tipi di veicolo disponibili.

Noleggio temporaneo

Tipo di veicolo che indica un mezzo di trasporto temporaneo per i dipendenti. Se un dipendente necessita di una vettura del parco auto per svolgere una determinata attività in un giorno specifico, dal parco auto viene prelevato un veicolo a noleggio temporaneo.

Noleggio sostitutivo

Tipo di veicolo che indica un mezzo di trasporto temporaneo per i dipendenti, in particolare quando i rispettivi veicoli in assegnazione non sono disponibili. Quando il veicolo di un dipendente dell'organizzazione deve essere riparato, dal parco auto viene prelevato un veicolo a noleggio sostitutivo per il periodo necessario per la riparazione del veicolo in assegnazione.

Assegnazione

Tipo di veicolo che viene assegnato ai dipendenti con contratto a lungo termine. I veicoli in assegnazione sono spesso veicoli aziendali che vengono prelevati dal parco auto per essere assegnati ai dipendenti per lunghi periodi (settimane, mesi o anni).

Consente di aggiungere tariffe aggiuntive ai ticket veicolo per condizioni eccezionali relative ai veicoli. I codici di eccezione vengono associati ai ticket veicolo nella pagina Eccezioni della maschera Ticket veicolo.

Esempio: è possibile associare un codice di eccezione a un ticket veicolo per addebitare ai clienti il costo del mancato rabbocco del carburante alla restituzione dei veicoli.

Consente di aggiungere accrediti o addebiti a fatture precedenti. Le rettifiche vengono incluse nelle successive fatture parco auto. Per correggere un ticket veicolo fatturato con un codice di costo errato, è possibile inserire un Nuovo codice costo. È possibile aggiungere rettifiche a veicoli a noleggio temporaneo, a noleggio sostitutivo e in assegnazione.

Esempio: se a un cliente del parco auto è stato addebitato un chilometraggio eccessivo nel periodo di fatturazione precedente, è possibile inserire un accredito per rimborsare il cliente nella fattura successiva.

Le fatture parco auto sono generate dal processo di fatturazione in base alla rispettiva pianificazione. La frequenza con cui vengono generate le fatture parco auto è determinata del periodo di fatturazione (pianificazione della fatturazione). I clienti del parco auto possono visualizzare le fatture parco auto.

Esempio: è possibile visualizzare una fattura di un determinato cliente relativa a un periodo di fatturazione specifico.

Pianificazioni della fatturazione che determinano il processo di fatturazione. Al termine di una pianificazione di fatturazione, vengono generate le fatture cliente corrispondenti alla Data fine periodo della pianificazione.

Esempio: è possibile scegliere di generare le fatture con frequenza settimanale, mensile, trimestrale e così via.

Determina le tariffe normalmente applicate ai clienti del parco auto per varie categorie di fatturazione. Quando vengono associati a determinati clienti del parco auto, i codici di fatturazione e i codici di ricarico determinano le tariffe complessive applicate per le categorie di fatturazione parco auto.

Esempio: è possibile creare un codice di fatturazione per i costi relativi all'utilizzo del veicolo, quindi associarvi una tariffa. Ai clienti del parco auto viene fatturato l'importo corrispondente per l'utilizzo del veicolo.

Viene utilizzato per addebitare tariffe aggiuntive superiori a quelle standard (codici di fatturazione). Quando vengono associati a determinati clienti del parco auto, i codici di fatturazione e i codici di ricarico determinano le tariffe complessive applicate per le categorie di fatturazione parco auto.

Esempio: è possibile creare un codice di ricarico per i costi relativi all'utilizzo del veicolo, quindi associarvi una tariffa. Quando è necessario applicare un ricarico, ai clienti del parco auto viene fatturato l'importo corrispondente per l'utilizzo del veicolo.